I sistemi ad intervalli regolari accedono alla tua casella email in sola lettura, quindi in modo automatico, scorrono le gerarchie che hai creato ed eseguono una copia speculare dei tuoi contenuti.

Normalmente in notturna i sistemi si collegano alla tua email e verificano se è presente qualche email nuova e non ancora archiviata.

I casi principalmente sono diversi:

1. Sono presenti delle email nuove rispetto al backup?
2. Sono state cancellate delle email?
3. Non è avvenuto nulla, il contenuto non è cambiato?

R1: se sono presenti delle nuove email, il sistema le riconosce e quindi le copia sincronizzandole con il backup.

R2: Se sono presenti email in meno, e quindi nel backup sono presenti più email rispetto alla sorgente, vengono rimosse.

R3: il sistema non esegue nessuna operazione, quindi tutto è sincronizzato.